Qué incluye el servicio informático de una empresa (y cómo elegir proveedor)

Qué es el servicio informático de una empresa

El servicio informático de una empresa es todo lo que hace falta para que la tecnología del negocio funcione sin que tú tengas que estar pendiente. Ordenadores que encienden y van rápidos, correo que llega, el programa de gestión que no se cae a final de mes, copias de seguridad que existen de verdad y un sitio al que llamar cuando algo falla.

En una empresa grande, de eso se encarga un departamento de sistemas propio. En una PYME de 5 a 50 equipos, montar ese departamento no sale a cuenta: lo habitual es contratar a una empresa de servicios informáticos externa que hace ese papel por una cuota mensual. Eso es exactamente lo que ofrecemos: ser tu departamento de informática para empresas sin que tengas que contratar a nadie en plantilla.

Qué hace una empresa de informática: los 9 componentes

Cuando preguntas "qué incluye el servicio informático", la respuesta honesta es que depende del proveedor. Pero hay nueve bloques que aparecen en cualquier propuesta seria. Estos son, explicados sin jerga:

1. Soporte al usuario (la mesa de ayuda)

Es lo que más se usa: un empleado tiene un problema (el correo no envía, la impresora no responde, el programa de gestión da un error) y necesita que alguien lo resuelva ya. La mayoría se soluciona por soporte técnico remoto, que es la vía más rápida, y lo que no se puede arreglar a distancia se resuelve con una visita.

2. Mantenimiento preventivo de los equipos

Actualizaciones de Windows y del software, limpieza periódica, revisión de que todo va como debe. El objetivo es que los problemas no lleguen a pasar, en lugar de apagar fuegos. Es la diferencia entre el mantenimiento informático para empresas bien hecho y el técnico que solo aparece cuando ya se ha roto algo.

3. Copias de seguridad

Dejar bien configuradas las copias de seguridad para empresas: copia local y copia en la nube siguiendo la regla 3-2-1, y cifradas. Un buen software de backup avisa por email del resultado de cada copia, de modo que el responsable se entera enseguida si alguna no se ha completado. Ninguna copia es infalible —conviene saberlo—, pero una copia bien planteada, en varios destinos, cifrada y con aviso por email, es la diferencia entre un susto de una tarde y el cierre del negocio. El error más caro que se ve es tener "alguna copia" que nunca se ha probado a restaurar.

4. Seguridad

Antivirus profesional gestionado, aplicación de parches de seguridad, configuración del cortafuegos y buenas prácticas frente a ransomware y phishing. No es "instalar un antivirus y olvidarse": es mantener las defensas al día a medida que aparecen amenazas nuevas.

5. Correo y herramientas en la nube

Alta, configuración y soporte de Microsoft 365 o Google Workspace, correo profesional con tu propio dominio, almacenamiento compartido y gestión de cuentas cuando entra o sale alguien del equipo. El correo es lo que más duele cuando falla, así que conviene tenerlo bien montado.

6. Red e infraestructura

Configuración de la red, el Wi-Fi de oficina, las impresoras compartidas, el servidor y el almacenamiento. Aquí conviene una aclaración honesta: la tirada física de cable nuevo la hace un instalador especializado; una empresa de informática interconecta y configura los equipos de red, y coordina esa instalación cuando hace falta. Un servidor Windows, en cambio, se despliega de principio a fin.

7. Consultoría y asesoramiento

Decidir qué comprar y cuándo, cómo cumplir el RGPD, si conviene migrar a la nube, cómo preparar la informática para crecer. Es la consultoría informática del día a día: práctica, no un informe de 80 diapositivas que nadie lee.

8. Inventario gestionado del parque

Saber qué equipos hay, qué edad tienen, qué software y licencias corren en cada uno y cuándo conviene renovar. Ese inventario gestionado del parque informático es lo que permite anticipar problemas (un disco que se queda sin espacio, un PC que se acerca al fin de su vida útil) en lugar de descubrirlos cuando ya han parado a alguien.

9. Asesoramiento y suministro de material IT

Cuando hace falta un equipo nuevo, un servidor o un SAI, una empresa de informática que conoce tu negocio te recomienda lo que de verdad encaja (no lo que más margen deja) y te lo suministra. Esa decisión de qué comprar y qué no forma parte de la consultoría incluida en el servicio.

Qué NO incluye el servicio informático (y conviene saberlo)

Esta es la parte que casi nunca se explica y que marca la diferencia al comparar presupuestos. Una cuota de servicio informático seria no incluye, en ningún proveedor del mercado:

• Hardware nuevo: equipos, servidores, switches, impresoras, periféricos.
• Licencias de software de terceros: Microsoft 365, antivirus, ERP, programa de gestión.
• Telecomunicaciones: la línea de fibra, la telefonía.
• Obra civil: instalación nueva de cableado estructurado, climatización de sala técnica.

Si un proveedor te dice "todo incluido sin excepciones", lee dos veces. Lo de arriba va aparte en cualquier modelo serio. Lo que sí debe hacer un buen proveedor es asesorarte sobre qué comprar y coordinar la instalación, de forma que tú no tengas que pelearte con varios proveedores a la vez.

Informático interno o empresa externa: qué conviene a una PYME

Para una empresa de 5 a 50 equipos, una empresa externa de informática suele salir más a cuenta que un técnico en plantilla. Las razones:

• Coste previsible: una cuota mensual en lugar de un sueldo, con seguridad social, vacaciones y bajas.
• Un equipo, no una persona: detrás hay varios técnicos con distintas especialidades; no te quedas vendido si uno está de vacaciones.
• Más experiencia acumulada: una empresa que gestiona muchos parques ha visto tu problema antes.

¿Cuándo tiene sentido un informático interno? Normalmente por encima de 40-50 equipos, o cuando hay necesidades muy específicas del sector. Y aun así, muchas empresas combinan un perfil interno con apoyo externo para las puntas de trabajo y las especialidades.

Si eres autónomo o una empresa muy pequeña de 1 a 3 equipos, ni siquiera necesitas un contrato completo de mantenimiento: el Helpdesk para autónomos te da soporte remoto y asesoramiento cuando lo necesitas, sin horas sueltas.

Cómo elegir una empresa de servicios informáticos para tu PYME

Más allá del precio, estos son los cuatro criterios que de verdad marcan la diferencia al elegir una empresa de informática para empresas:

1. Experiencia con empresas de tu tamaño

No es lo mismo gestionar la informática de una multinacional que la de una asesoría de 12 personas. Busca un proveedor que trabaje habitualmente con PYMEs de tu tamaño y, a poder ser, que conozca tu sector (asesorías, despachos, estudios de arquitectura, oficinas).

2. Transparencia en el precio

Por horas, por bono o por tarifa plana mensual: los tres modelos son válidos. Lo que importa es que sepas exactamente qué pagas y qué entra. Si te cuesta entender el presupuesto, mala señal. Para comparar modalidades y rangos reales del mercado, tenemos una guía dedicada a cuánto cuesta el mantenimiento informático.

3. Punto único de contacto

La mejor señal de un buen proveedor: que tú solo tengas que llamar a un sitio. Cuando el problema es con tu programa de gestión, tu fibra o tu impresora, una buena empresa de informática se coordina con esos terceros por ti en lugar de mandarte de un teléfono a otro. Eso es lo que entendemos por ser tu punto único de contacto IT.

4. Diagnóstico antes de la propuesta

Desconfía de quien te da un presupuesto cerrado sin haber visto tu parque. Un proveedor serio empieza por una auditoría informática gratuita que revisa el estado real de tus equipos, tus copias y tu seguridad, y a partir de ahí propone. Así sabes qué contratas y por qué.

Cómo lo hacemos en Redenet

Desde 2007 prestamos servicio informático a empresas y autónomos, con más de 1.300 equipos gestionados y base en Móstoles. Nuestro modelo es tarifa plana mensual desde 25 €/mes por equipo (sin IVA), con contrato anual y pago mensual, que incluye los nueve componentes de arriba: soporte remoto y presencial, mantenimiento preventivo, copias de seguridad, seguridad, gestión de correo y nube, red, consultoría, inventario del parque y asesoramiento de compra. En los clientes con visitas presenciales incluidas (a partir de 3 equipos en Madrid) sumamos un extra que marca la diferencia cuando algo se rompe: equipo de sustitución mientras reparamos el puesto averiado, para que nadie se quede parado.

Para las copias de seguridad incluimos Recovia, nuestro propio software de backup con cifrado AES-256, que envía notificaciones por email del resultado de cada copia para que el responsable se entere enseguida si alguna no se ha completado. Y como inventario gestionado del parque mantenemos al día qué equipos hay, su edad y su software, lo que ayuda a anticipar renovaciones antes de que un equipo se convierta en un problema.

Funcionamos como tu punto único de contacto IT: lo que está en nuestras manos lo hacemos, y lo que requiere un instalador, un fabricante o tu propio proveedor lo coordinamos nosotros. Puedes ver el detalle completo en nuestra página de servicios informáticos para empresas o, si tu prioridad ahora es el día a día de los equipos, en mantenimiento informático en Madrid.

Preguntas frecuentes

Escrito por el equipo técnico de Redenet IPM — Móstoles, Madrid. Si quieres comparar tu propuesta actual de servicio informático con la nuestra, o tienes dudas sobre qué necesita tu empresa, llámanos al 911 28 72 77 o escríbenos a comercial@redenet.es. Sin compromiso.